Jakarta — Ketua Unit Penjaminan Mutu (UPM) Badan Pengembangan Kurikulum (BPK), Dr. (C) Fitria Hidayanti, S.Si., M.Si. menghadiri Rapat Koordinasi Auditor Audit Lapangan (AL) Audit Mutu Internal (AMI) Berbasis Risiko Tahun Akademik 2024/2025 yang diselenggarakan pada hari Jumat, 30 Januari 2026 pukul 14.00 – 16.00 WIB di Ruang Seminar Lantai 3, Menara Unas. Kegiatan ini dihadiri oleh Para Auditor Eksternal dari berbagai perguruan tinggi di lingkungan LLDIKTI Wilayah III, baik secara luring maupun daring melalui Zoom Meeting.
Acara diawali dengan menyanyikan Lagu Indonesia Raya dan Mars Universitas Nasional. Acara dilanjutkan dengan Sambutan dari Kepala Badan Penjaminan Mutu, Dr. Muhani, S.E., M.Si.M. Dalam rapat koordinasi tersebut, Dr. Muhani menyampaikan bahwa setiap program studi akan didampingi oleh satu orang observer eksternal. Pada tahap awal perkenalan dengan auditee, auditor akan menanyakan kelengkapan dokumen yang masih perlu dipenuhi serta menyusun daftar pertanyaan wawancara yang difokuskan pada indikator-indikator audit.
Koordinasi pelaksanaan Audit Lapangan dilakukan secara fleksibel dengan auditee. Menurut Dr. Muhani, Lead auditor akan menginformasikan jadwal pelaksanaan kepada observer, dengan waktu pelaksanaan yang dapat disepakati bersama serta penutupan audit dilaksanakan pada hari yang sama (hari H). Selain itu, daftar stakeholder yang akan diwawancarai akan difasilitasi melalui surat resmi dari BPM.
Dalam sesi diskusi pertama, observer menanyakan terkait tugas dan peran observer. Dr. Muhani menjelaskan bahwa observer bertugas mengamati objektivitas dan independensi auditor selama proses audit lapangan. Observer bertugas mencatat serta memastikan apakah dokumen yang ditunjukkan merupakan dokumen yang telah ada sebelumnya atau dokumen yang baru dibuat, khususnya dokumen mutu.
Tahapan pelaksanaan Audit Lapangan AMI berbasis risiko diawali dengan perkenalan tim auditor dan observer oleh ketua tim auditor, dilanjutkan dengan penyampaian tujuan audit, lingkup audit, dan area audit. Kegiatan audit meliputi observasi langsung dan wawancara stakeholder. Pada tahap observasi, auditor melakukan pengecekan kondisi nyata di lapangan dengan deskripsi yang ada dalam dokumen. Wawancara stakeholder dilakukan terhadap auditee fakultas, meliputi dosen minimal satu orang per program studi yang tidak menjabat struktural serta tenaga kependidikan (Kepala Tata Usaha dan staf). Untuk auditee program studi, wawancara dilakukan kepada mahasiswa dan dosen, masing-masing minimal tiga orang non-struktural dan non-HIMA. Sementara itu, auditee Lembaga/Badan/Biro/UPT melibatkan perwakilan mahasiswa non-HIMA dan non-penerima beasiswa.
Dalam rapat ini ditegaskan bahwa pernyataan risiko atau hipotesis risiko telah disusun sebelumnya. Risiko dengan level tinggi akan menjadi prioritas penanganan pada tahun berikutnya, dengan penyebab risiko dianalisis berdasarkan ketidakterpenuhinya salah satu unsur dalam matriks penilaian.
Disampaikan pula contoh kaidah temuan kesesuaian, seperti kategori Kesesuaian (KS) – Melampaui, yang dapat dilengkapi dengan peluang peningkatan berupa program kerja. Sementara itu, untuk temuan ketidaksesuaian, auditee diwajibkan menyusun rencana perbaikan dalam bentuk program kerja dengan penunjukan Penanggung Jawab (PIC) secara langsung. PIC merupakan dosen terlibat dalam upaya perbaikan dan setiap dosen akan menjadi PIC, tidak berfokus pada satu dosen saja.
Tahap validasi risiko dilakukan melalui penyampaian pernyataan dan level risiko, yang kemudian dilanjutkan dengan penentuan mitigasi risiko. Penutupan Audit Lapangan meliputi persetujuan auditor, pengisian survei, absensi, dan dokumentasi berupa foto bersama. Selain itu, auditor diwajibkan mengumpulkan dokumen tambahan seperti notulen wawancara dan observasi, foto kegiatan, serta formulir observer.
Dalam sesi diskusi kedua, observer menanyakan mekanisme audit dokumen dan audit lapangan untuk perbaikan ke depan. Dijelaskan bahwa audit dokumen dilakukan oleh lead auditor dan anggota auditor, dokumen tidak diserahkan kepada observer karena merupakan dokumen program studi. Namun demikian, formulir dan konsep audit akan disampaikan kepada observer. Observer hanya melakukan pengamatan pada saat audit lapangan. Keberadaan observer merupakan inisiasi LLDIKTI Wilayah III sebagai tindak lanjut hasil review AMI. Observer tidak menentukan level risiko rendah, sedang, atau tinggi, melainkan memastikan bahwa audit lapangan berjalan secara objektif. Observer melakukan penilaian secara mandiri dengan skala 1–5 tanpa berkoordinasi dengan auditor.
Rapat koordinasi ini juga menetapkan bahwa jadwal Audit Lapangan AMI berbasis risiko akan berlangsung pada 2 Februari hingga 14 Maret 2026, dengan kehadiran observer disesuaikan dengan program studi yang telah dipilih observer. Rapat koordinasi ini menjadi langkah strategis dalam memperkuat pemahaman dan kesamaan persepsi auditor dan observer dalam pelaksanaan Audit Lapangan AMI berbasis risiko, sehingga proses audit dapat berjalan secara objektif, transparan, dan akuntabel. Hasil AMI diharapkan tidak hanya menghasilkan temuan administratif, tetapi mampu mendorong perbaikan berkelanjutan dan peningkatan mutu akademik serta tata kelola unit kerja di lingkungan perguruan tinggi khususnya Universitas Nasional.
(Penulis: Dr. (C) Fitria Hidayanti, S.Si., M.Si.)